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Anleitung in Videoform
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Mehr InformationenVorbereitung
Die Nachfolgende Dokumentation setzt voraus, dass der Teams Chat Exporter korrekt installiert wurde. Bitte befolge dazu unser Videotutorial
[Admin] Workflows freigeben
Nach der erstmaligen Installation des Teams Chat Exporters kann es notwendig sein, die Workflows initial für Mitarbeitende im Unternehmen freizugeben. Navigiere dazu auf make.powerautomate.com und verwende den Account, welcher die Lösung importiert hat. Auf der linken Seite wählst du “My Flows” / “Meine Flows” aus. Bitte führe die folgenden Schritte für diese Workflows aus:- Teams Chat Exporter – Get Chats
- Teams Exporter – InvokedWorkflowChat
- Teams Exporter – InvokedWorkflowConversation
Teams Chat Exporter – Get Teams(seit Version 1.1.0.16 nicht mehr benötigt)Teams Exporter – Kanalchat exportieren(seit Version 1.2.0.0 nicht mehr unterstützt)Teams Exporter – Chat exportieren(seit Version 1.2.0.0 nicht mehr unterstützt)
Durch einen Klick auf den Workflow-Titel gelangst du in die folgende Ansicht.
Scrolle etwas herunter bis nur “Run only users” oder “Nur Ausführen Benutzer” siehst, und klicke auf “Bearbeiten”.
Hier kannst du steuern, für welche Nutzer der Workflow zur Verfügung steht. Du kannst auch Gruppen angeben, und mit Gruppen wie “All Company” den Workflow für alle zur Verfügung stellen.
Bestätige das mit einem Klick auf “Speichern” / “Save”.
Wiederhole den Schritt für alle Workflows.
Es kann anschließend ein bis zwei Stunden dauern, bis der Workflow für alle Personen zur Verfügung steht.
[Admin] App freigeben
Nach der erstmaligen Installation des Teams Chat Exporters ist es notwendig, die App initial für Mitarbeitende im Unternehmen freizugeben.
Navigiere dazu auf make.powerapps.com und logge dich mit deinem Microsoft-Account ein.
Auf der linken Seite wählst du “Apps” aus.
Anschließend drückst du bei der “Teams Chat Exporter” App auf die drei Punkte -> Freigeben -> Freigeben
Im folgenden Dialog kannst du auswählen, wer Zugriff auf die Exporter-App erhalten soll.
Du kannst auch hier wieder eine Gruppe verwenden und die App so dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen.
[Admin] App zu Teams hinzufügen
Um den Teams Chat Exporter für Ihre Nutzer in Microsoft Teams bereitzustellen, stehen grundsätzlich zwei Wege zur Verfügung. Der direkte Weg über make.powerapps.com ist schnell und lädt die App nur für Ihren aktuellen Nutzer in Teams. Der zweite Weg über das Teams Admin Center und die Konfiguration von Einrichtungsrichtlinien ist der Standardweg für Administratoren und ermöglicht die Verteilung der App an alle oder selektierte Nutzer in Ihrer Organisation.
App für einen einzelnen Nutzer in Teams hinzufügen
Diese Methode eignet sich, um die App schnell für einen einzelnen Nutzer oder zu Testzwecken bereitzustellen, ohne das Teams Admin Center nutzen zu müssen.
Klicke dazu die Dialoge wie gezeigt durch.
App für alle Nutzer in Teams hinzufügen (Administrativer Weg)
Um den Teams Chat Exporter organisationsweit oder für eine definierte Gruppe von Nutzern bereitzustellen und automatisch an die Navigationsleiste anzuheften, ist der Weg über das Teams Admin Center und die Konfiguration von Einrichtungsrichtlinien notwendig. Dieser administrative Ansatz ermöglicht die Verteilung an alle oder selektierte Benutzer in Ihrer Organisation.
Vorbereitung der App-Datei
- Navigieren Sie zum Power Apps Maker Portal, wählen Sie den Teams Chat Exporter aus und gehen Sie zu Freigeben → Zu Teams hinzufügen.
- Klicken Sie im erscheinenden Dialog auf Herunterladen, um die App-ZIP-Datei (das App-Paket) lokal zu speichern. Diese Datei benötigen Sie für den Upload im Admin Center.
Bereitstellung im Teams Admin Center
- Melden Sie sich im Teams Admin Center an.
- Navigieren Sie im Menü zu Teams-Apps → Apps verwalten.
- Klicken Sie oben rechts auf Aktionen → Neue App hochladen und wählen Sie die in der Vorbereitung bezogene ZIP-Datei aus, um die App in Ihren App-Katalog hochzuladen.
App den Nutzern über Einrichtungsrichtlinien zuweisen
- Gehen Sie im Teams Admin Center zu Teams-Apps → Einrichtungsrichtlinien.
- Wählen Sie die für die Zielgruppe passende Richtlinie aus (z. B. eine benutzerdefinierte Richtlinie oder die Richtlinie Global (Organisationsweite Standardeinstellung)).
- Klicken Sie unter der Sektion Angeheftete Apps auf Apps hinzufügen.
Wichtig: Es kann bis zu 1 Stunde dauern, bis die hochgeladene App hier in der Auswahlliste erscheint.
- Suchen Sie den Teams Chat Exporter, fügen Sie ihn der Liste der angehefteten Apps hinzu und ziehen Sie ihn anschließend an die gewünschte Position in der Teams-Navigation (z. B. an die erste Stelle in der linken Navigationsleiste).
- Speichern Sie die Richtlinie.
Fertigstellung und Wartezeit
Nachdem Sie die Richtlinie gespeichert haben, wird die Änderung übernommen. Der Teams Chat Exporter wird nun für alle Benutzer sichtbar und angeheftet, denen die bearbeitete Richtlinie zugewiesen ist. Beachten Sie, dass es bis zu 48 Stunden dauern kann, bis die Änderungen der App-Einrichtungsrichtlinie für die Endnutzer in Microsoft Teams vollständig wirksam werden.
[User] App initialisieren
Der Endutzer kann die freigegebene App in seinem Teams öffnen, indem er in der Modulleiste auf der linken Seite die drei Punkte anwählt und anschließend den Teams Chat Exporter anwählt.
DEPRECATED – [User] Workflows initialisieren
Hinweis: Die Workflows welche direkt aus dem Chat aufgerufen werden, sind seit dem 01.05.2025 veraltet und werden nicht weiter unterstützt.
Falls der Endnutzer des Exporters in Microsoft Teams noch nie eine Workflow-Funktion benutzt hat, muss diese erstmalig aktiviert werden.
Dazu wird im ersten Schritt ein beliebiger Chat geöffnet, und auf das Plus (1) und anschließend auf Workflows – hinzufügen (2) geklickt.
Den anschließenden Dialog mit “Hinzufügen” bestätigen.
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