SharePoint Listen erstellen und effektiv filtern: Ein umfassender Leitfaden

SharePoint Listen sind ein leistungsstarkes Werkzeug innerhalb der Microsoft 365 Suite, das Ihnen ermöglicht, Daten und Informationen strukturiert zu verwalten. Ob zur Projektplanung, Ausgabenverfolgung oder zur Organisation von Veranstaltungen – SharePoint Listen bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten. In diesem Blogpost zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine SharePoint Liste erstellen und effektive Filter anwenden können. Zusätzlich stützen wir uns auf die offizielle Microsoft-Dokumentation zu SharePoint Listen.

Was sind SharePoint Listen?

SharePoint Listen sind im Grunde genommen digitale Versionen klassischer Listen. Sie bestehen aus mehreren Zeilen und Spalten, wobei jede Zeile einen Eintrag und jede Spalte eine spezifische Information darstellt. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, Daten effizient zu organisieren, zu bearbeiten und zu analysieren.

Anwendungsbeispiele für SharePoint Listen

•Projektplanung: Verfolgen Sie Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten.

•Ausgaben-Tracking: Dokumentieren und überwachen Sie finanzielle Ausgaben.

•Event-Management: Organisieren Sie Teilnehmerlisten und verwalten Sie Anmeldungen, wie beispielsweise die Teilnahme an einer Weihnachtsfeier.

Eine SharePoint Liste erstellen

Schritt 1: Zugriff auf Microsoft Listen

Microsoft Listen ist eng mit SharePoint Listen verbunden und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Erstellung und Verwaltung von Listen. Um eine neue Liste zu erstellen, gehen Sie auf lists.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Office 365 Konto an.

Schritt 2: Neue Liste erstellen

1. Bestehende Listen nutzen oder eine neue erstellen: Nach der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, aus bereits bestehenden Listen zu wählen oder eine neue Liste zu erstellen.

2. Vorlagenübersicht: Sie sehen eine Übersicht verschiedener Vorlagen. Für dieses Beispiel wählen wir eine leere Liste.

3. Liste benennen: Geben Sie Ihrer Liste einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Teilnahmeliste Weihnachtsfeier“.

4. Erstellen: Klicken Sie auf Erstellen, und innerhalb kürzester Zeit steht Ihnen eine leere Liste zur Verfügung.

Schritt 3: Spalten hinzufügen und anpassen

Eine Liste besteht aus mehreren Zeilen (Einträgen) und Spalten (Informationen). Die Titelspalte ist standardmäßig vorhanden und kann nicht gelöscht, aber umbenannt werden.

1. Titelspalte umbenennen:

•Klicken Sie auf die Titelspalte.

•Wählen Sie Spalteneinstellungen und dann Umbenennen.

•Benennen Sie die Spalte beispielsweise in Name um.

2. Weitere Spalten hinzufügen:

•Klicken Sie auf Spalte hinzufügen.

•Wählen Sie den Ja/Nein-Spaltentyp aus, um festzulegen, ob eine Person an der Veranstaltung teilnimmt.

•Benennen Sie die Spalte, z.B. Teilnahme.

•Fügen Sie eine weitere Textspalte hinzu, um Informationen zu Allergien und Unverträglichkeiten zu sammeln.

Schritt 4: Liste teilen

Nachdem Sie Ihre Liste erstellt und angepasst haben, können Sie diese mit Ihrem Team teilen:

1. Berechtigungen verwalten:

•Klicken Sie oben rechts auf Berechtigung verwalten.

2. Liste teilen:

•Wählen Sie, mit wem Sie die Liste teilen möchten.

•Sie können entweder eine E-Mail direkt über SharePoint senden oder den Link zur Liste kopieren und diesen über Outlook oder Microsoft Teams teilen.

Einträge in der SharePoint Liste hinzufügen

Teammitglieder können nun die Liste öffnen und neue Einträge hinzufügen:

1. Neuen Eintrag hinzufügen:

•Klicken Sie auf Neuen Eintrag hinzufügen.

2. Informationen eingeben:

•Füllen Sie die Felder aus, z.B. Name, Teilnahme (Ja/Nein) und Allergien und Unverträglichkeiten.

3. Eintrag speichern:

•Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag in der Liste zu speichern.

Listen filtern für bessere Übersicht

Das Filtern von Listen ist eine effiziente Methode, um relevante Daten schnell zu finden und zu analysieren. So können Sie beispielsweise nur die Personen anzeigen lassen, die nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen werden.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Filtern

1. Liste öffnen: Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint Liste.

2. Spalte auswählen: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift, die Sie filtern möchten (z.B. Teilnahme).

3. Filter anwenden:

•Wählen Sie die gewünschten Filterkriterien aus, z.B. nur Nein anzeigen lassen.

4. Filter entfernen: Um den Filter wieder zu entfernen, klicken Sie auf das X neben dem Filter oben in der Liste.

Durch das Anwenden von Filtern können Sie die angezeigten Daten schnell anpassen und die gewünschten Informationen herausfiltern, ohne die gesamte Liste durchsuchen zu müssen.

Fazit

SharePoint Listen sind ein vielseitiges Tool zur Datenverwaltung innerhalb von Microsoft 365. Mit den oben beschriebenen Schritten können Sie einfach eine Liste erstellen, anpassen und mit Ihrem Team teilen. Die Möglichkeit, Daten zu filtern, sorgt zudem für eine übersichtliche und effiziente Datenanalyse.

Weiterführende Ressourcen:

•Offizielle Microsoft-Dokumentation zu SharePoint Listen

•Microsoft Learn: SharePoint Grundlagen

Viel Erfolg beim Erstellen und Verwalten Ihrer SharePoint Listen! Wenn Sie keine weiteren Tutorials verpassen möchten, besuchen Sie unseren YouTube-Kanal und abonnieren Sie uns für regelmäßige Updates.