SharePoint-Dokumentbibliotheken bieten im Vergleich zu klassischen Netzlaufwerken zahlreiche Vorteile wie Echtzeit-Zusammenarbeit, Versionierung und dezentrale Nutzung. Sie sind nahtlos in Microsoft-Dienste wie Teams und Outlook integriert, erleichtern die Organisation durch Filter und Metadaten und ermöglichen die Anpassung von Spalten und Ansichten. Besonders hilfreich sind die Funktionen für gemeinsames Bearbeiten, Versionsverläufe und Benachrichtigungen über Änderungen.
Warum sollte man eine Dokumentbibliothek anstatt eines klassischen Netzlaufwerks zur Dateiablage nutzen und was ist eine Dokumentbibliothek überhaupt? Welche Vorteile hat sie? All das, sowie Tipps zur Anwendung mit SharePoint und in Teams, erfahrt ihr von mir in diesem Blogartikel.
Was ist eine Dokumentbibliothek und welche Vorteile hat sie?
Ein Netzlaufwerk ist eine zentrale Dateiablage, auf die alle zugreifen können. Im Gegensatz dazu bieten SharePoint-Dokumentbibliotheken viele Vorteile:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einer Datei arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.
- Zugriff von überall: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – auf Dokumentbibliotheken könnt ihr von jedem Gerät mit Internetzugang jederzeit zugreifen und so dezentral arbeiten.
- Versionierung: Jede Änderung an einer Datei wird automatisch gespeichert. Der SharePoint speichert jede Änderung und ihr könnt bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.
- Metadaten und Filter: Dokumente können mit zusätzlichen Informationen wie Status, Priorität oder Kategorie versehen und gefiltert werden – mehr dazu später!
Ein großer Vorteil von SharePoint-Dokumentbibliotheken ist ihre nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Teams, OneDrive und Outlook. So könnt ihr eure Dateien direkt in Microsoft Teams verwenden oder E-Mails aus Outlook an eine Bibliothek anhängen.
Zugang zu SharePoint und Aufbau der Dokumentbibliothek
Um eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu öffnen, besucht http://office.com/ und meldet euch mit euren Benutzerdaten an. SharePoint findet ihr auf der linken Seite unter den verfügbaren Apps.
Auf der SharePoint-Startseite findet ihr alle für euch zugänglichen Websites. Euer Team hat vermutlich bereits eine eigene Seite, die ihr über die Navigation oder die Suchfunktion findet. Möchtet ihr für ein neues Projekt eine eigene Seite erstellen, klickt oben links auf Website erstellen und folgt den Anweisungen.
Auf der Seite eures Teams angekommen findet ihr standardgemäß eine Dokumentbibliothek, auf die ihr unter dem Reiter Dokumente gelangt. Ihr könnt allerdings auch zusätzliche Dokumentbibliotheken unter “Neu → Dokumentbibliothek” erstellen und eine Übersicht über alle existierenden Bibliotheken bekommen, wenn ihr auf das Zahnrad oben rechts klickt und daraufhin Websiteinhalte wählt:
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Dateien hinzufügen und gemeinsam bearbeiten
In der Dokumentbibliothek könnt ihr neue Ordner oder Dateien wie Excel-Listen oder Word-Dateien erstellen und außerdem Dateien von eurem Computer hochladen, indem ihr auf Hochladen klickt oder die Dateien per Drag-and-Drop hereinzieht.
Nachdem ihr eine Datei hochgeladen habt, könnt ihr sie ganz einfach mit eurem Team teilen. Klickt dazu auf das Freigabesymbol neben der Datei, legt die gewünschten Berechtigungen fest und gebt die Namen der Personen ein, mit denen ihr die Datei teilen möchtet.
Das Besondere: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt. Diese Funktion steht für Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen zur Verfügung.
Der Versionsverlauf
Ein weiteres nützliches Feature ist der Versionsverlauf. Wollt ihr eine ältere Version einer Datei einsehen oder wiederherstellen, findet ihr diese unter den drei Punkten rechts neben dem Dateinamen unter “Versionshistorie”.
Hier erhaltet ihr eine Übersicht über aller bisherigen Versionen der Datei, wann diese erstellt wurde und von wem Änderungen vorgenommen wurden. Unter dem Pfeil neben dem Datum könnt ihr die ausgewählte Version anzeigen lassen, diese Version wieder herstellen oder endgültig löschen.
Zudem könnt ihr euch, z.B. per Mail, benachrichtigen lassen, wenn Änderungen an einer Datei vorgenommen werden. Um dieses Feature zu nutzen drückt ihr einfach auf die 3 Punkte neben dem Dateinamen und anschließend auf “Mich benachrichtigen”:
Integration mit Microsoft Teams
SharePoint und Teams arbeiten nahtlos zusammen. Ladet ihr in Teams Dateien hoch, werden diese automatisch in den zugehörigen SharePoint-Bibliotheken gespeichert, da jeder Kanal in Teams einen gleichnamigen Ordner in SharePoint hat. Die Dateien werden synchronisiert, aber nicht doppelt gespeichert.
Anpassen der Dokumentbibliothek
Ihr könnt eure Dokumentbibliothek individuell anpassen, indem ihr zum Beispiel neue Spalten hinzufügt, um zusätzliche Informationen wie den Status einer Datei anzuzeigen.
Diese Spalten können auch als Filter genutzt werden, um die Dateien nach zum Beispiel der Person, dem Bearbeitungsstatus oder dem Erstellungsdatum zu organisieren und schnell die Dateien zu finden, welche ihr benötigt:
Möchtet ihr einen Suchfilter speichern, könnt ihr das unter “Alle Dokumente → Ansicht speichern unter” tun:
In diesem Beispiel könnt ihr nun zwischen allen Dokumenten und Dokumenten des Bearbeitungsstands final navigieren.
Es ist außerdem möglich, die Ansicht zu ändern, um Dateien als Liste oder Kacheln darzustellen, was besonders bei Bilddateien hilfreich ist.
Wie lade ich Dokumente im SharePoint hoch?
Um Dokumente in SharePoint hochzuladen, öffne die gewünschte Dokumentbibliothek auf deiner SharePoint-Website. Klicke auf die Schaltfläche “Hochladen”, die sich im oberen Menü befindet. Wähle “Dateien” oder “Ordner” aus, je nachdem, was du hinzufügen möchtest. Navigiere zu den Dateien auf deinem Computer und bestätige den Upload. Alternativ kannst du Dateien per Drag-and-Drop direkt in die Bibliothek ziehen. Deine Dokumente sind nun für dein Team verfügbar.
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