In diesem Artikel erfährst du, wie du in deinem Unternehmen Kontakte in Microsoft 365 verwalten solltest – und wie das SharePoint Telefonbuch dabei hilft, alle Kontaktinformationen zentral, sicher und effizient zu speichern.
Ob im Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Partnern – der Zugriff auf aktuelle Kontaktdaten ist im Geschäftsalltag unverzichtbar. Doch oft liegen diese Informationen verstreut in E-Mail-Postfächern, privaten Excel-Dateien oder einzelnen Teams-Chats. Das Ergebnis: Verzögerungen, Missverständnisse und unnötiger Mehraufwand.
Ein strukturierter, zentraler Ansatz zur Verwaltung von Kontakten bringt hier entscheidende Vorteile: Du findest wichtige Ansprechpartner schneller, reduzierst Abhängigkeiten von Einzelpersonen, und trittst nach außen professionell und organisiert auf.
Was moderne Kontaktverwaltung leisten muss
Ein simples Adressbuch oder eine Tabellenkalkulation reichen heute nicht mehr aus. Unternehmen brauchen eine Lösung, die mitdenkt – und im besten Fall direkt in bestehende Systeme integriert ist.
Hier die wichtigsten Anforderungen auf einen Blick:
- Zentraler Zugriff: Alle Kontaktdaten sind an einem Ort gebündelt, von jedem Gerät aus erreichbar.
- Aktualität & Konsistenz: Änderungen werden sofort übernommen – alle arbeiten mit denselben Informationen.
- Smarte Suchfunktion: Ansprechpartner, Firmen oder Abteilungen sind in Sekunden auffindbar.
- Integration in Microsoft 365: Ideal, wenn das Tool direkt in Teams, SharePoint oder Outlook eingebunden ist.
- Datenschutz & Zugriffsrechte: Sensible Informationen sind geschützt, Zugriffe klar geregelt.
Effizient arbeiten – mit klaren Strukturen
Wenn dein Team jederzeit selbstständig auf relevante Daten zugreifen kann, spart das nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Reibungsverluste. Rückfragen wie „Wer hat die Nummer vom Projektleiter?“ oder „Wo finde ich die Kontaktdaten vom Kunden XY?“ gehören der Vergangenheit an.
Eine professionelle Lösung zur Kontaktverwaltung steigert die Produktivität und minimiert das Risiko von Informationsverlusten – vor allem in hybriden Teams oder bei häufigem Personalwechsel.
Sicherheit & Compliance im Griff
Sensible Daten erfordern einen verantwortungsvollen Umgang. Gerade bei personenbezogenen Informationen ist es essenziell, dass alle Prozesse DSGVO-konform ablaufen. Mit der richtigen Lösung legst du die Basis für eine sichere und nachvollziehbare Verwaltung:
• Zugriffssteuerung: Nur autorisierte Personen sehen oder bearbeiten bestimmte Kontakte.
• Volle Kontrolle: Keine Schatten-IT, keine unsicheren Listen – alles bleibt im geschützten Microsoft-365-Umfeld.
• Compliance-fähig: Archivierung, Backup und Rechtevergabe erfolgen nach festen Standards.
Die Lösung: Das SharePoint Telefonbuch von novalutions
Das SharePoint Telefonbuch ist eine von novalutions entwickelte Lösung zur zentralen Verwaltung von Kontaktdaten in Microsoft 365. Es bündelt alle wichtigen Informationen zu Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kund:innen an einem Ort – vollständig integriert in deine bestehende Microsoft-Umgebung.
Egal ob Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Abteilungszugehörigkeit oder Zusatzinformationen wie Zuständigkeiten: Alle Daten sind strukturiert, durchsuchbar und von überall erreichbar. Du brauchst keine zusätzliche Software – das Tool funktioniert direkt über SharePoint und lässt sich nahtlos in Microsoft Teams und Outlook einbinden.
Durch die Kombination aus einfacher Bedienung, flexibler Rechtevergabe und DSGVO-konformer Speicherung ist es die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Kontakte professionell verwalten wollen – ohne Insellösungen oder manuelle Tabellen.
Deine Vorteile im Überblick
• Zentrale Verwaltung aller Kontakte – ob intern oder extern
• Schnelle, intuitive Suche & Filterung
• Nahtlose Integration in Microsoft 365, Teams und Outlook
• DSGVO-konforme Speicherung und klare Rechteverwaltung
• Einfaches Onboarding, Offboarding und Nutzerverwaltung
• Mobil nutzbar und jederzeit erreichbar
• Einmalige Investition, keine versteckten Folgekosten
Du kannst das Telefonbuch flexibel an eure Prozesse anpassen, jederzeit erweitern und mit neuen Funktionen ausstatten.
Fazit: Kontakte verwalten – professionell, sicher und zukunftsfähig
Ein professionelles, zentrales Kontaktverzeichnis ist weit mehr als ein Adressbuch – es ist das unsichtbare Rückgrat deiner Geschäftsbeziehungen. Mit einer zuverlässigen, übersichtlichen Lösung sorgst du für reibungslose Abläufe und behältst jederzeit den Überblick, egal ob intern oder im Austausch mit Kunden und Partnern.
So schützt du nicht nur wertvolle Informationen, sondern schaffst auch eine stabile Basis für Vertrauen, Kontinuität und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Entdecke jetzt, wie das SharePoint Telefonbuch dein Unternehmen unterstützt – und starte direkt in die digitale Kontaktverwaltung!
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