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SharePoint file storage

Create and use SharePoint document library

Warum sollte man eine Dokumentbibliothek anstatt eines klassischen Netzlaufwerks zur Dateiablage nutzen und was ist eine Dokumentbibliothek überhaupt? Welche Vorteile hat sie? All das, sowie Tipps zur Anwendung mit SharePoint und in Teams, erfahrt ihr von mir in diesem Blogartikel.

What is a document library and what are its advantages?

Ein Netzlaufwerk ist eine zentrale Dateiablage, auf die alle zugreifen können. Im Gegensatz dazu bieten SharePoint-Dokumentbibliotheken viele Vorteile:

  • Real-time collaboration: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einer Datei arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.
  • Zugriff von überall: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – auf Dokumentbibliotheken könnt ihr von jedem Gerät mit Internetzugang jederzeit zugreifen und so dezentral arbeiten.
  • Versioning: Jede Änderung an einer Datei wird automatisch gespeichert. Der SharePoint speichert jede Änderung und ihr könnt bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.
  • Metadata and filters: Dokumente können mit zusätzlichen Informationen wie Status, Priorität oder Kategorie versehen und gefiltert werden – mehr dazu später!

Ein großer Vorteil von SharePoint-Dokumentbibliotheken ist ihre nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Teams, OneDrive und Outlook. So könnt ihr eure Dateien direkt in Microsoft Teams verwenden oder E-Mails aus Outlook an eine Bibliothek anhängen.

Access to SharePoint and organisation of the document library

Um eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu öffnen, besucht http://office.com/ und meldet euch mit euren Benutzerdaten an. SharePoint findet ihr auf der linken Seite unter den verfügbaren Apps.

 

Find SharePoint App

On the SharePoint home page you will find all für euch zugänglichen Websites. Euer Team hat vermutlich bereits eine eigene Seite, die ihr über die Navigation or the Search function findet. Möchtet ihr für ein neues Projekt eine eigene Seite erstellen, klickt oben links auf Create website and follows the instructions.

Once on your team's page you will find standardgemäß a document library, which you can access under the tab Documents gelangt. Ihr könnt allerdings auch zusätzliche Dokumentbibliotheken unter “Neu → Dokumentbibliothek” erstellen und eine Übersicht über all existing libraries if you click on the Gear wheel at the top right and then click Website content wählt:

Find SharePoint settings
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Dateien hinzufügen und gemeinsam bearbeiten

In der Dokumentbibliothek könnt ihr neue Ordner oder Dateien wie Excel-Listen oder Word-Dateien erstellen und außerdem Dateien von eurem Computer hochladen, indem ihr auf Hochladen klickt oder die Dateien per Drag-and-Drop hereinzieht.

Nachdem ihr eine Datei hochgeladen habt, könnt ihr sie ganz einfach mit eurem Team teilen. Klickt dazu auf das Freigabesymbol neben der Datei, legt die gewünschten Berechtigungen fest und gebt die Namen der Personen ein, mit denen ihr die Datei teilen möchtet.

Das Besondere: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt. Diese Funktion steht für Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen zur Verfügung.

The version history

Ein weiteres nützliches Feature ist der Versionsverlauf. Wollt ihr eine ältere Version einer Datei einsehen oder wiederherstellen, findet ihr diese unter den drei Punkten rechts neben dem Dateinamen unter „Versionshistorie“.

 

Version history

Hier erhaltet ihr eine Übersicht über of all previous versions of the file, when this was created and by whom Änderungen vorgenommen wurden. Unter dem Pfeil neben dem Datum könnt ihr die ausgewählte Version anzeigen lassen, diese Version wieder herstellen oder endgültig löschen.

Zudem könnt ihr euch, z.B. per Mail, benachrichtigen lassen, wenn Änderungen an einer Datei vorgenommen werden. Um dieses Feature zu nutzen drückt ihr einfach auf die 3 Punkte neben dem Dateinamen und anschließend auf “Mich benachrichtigen”:

Notify me

Integration with Microsoft Teams

SharePoint und Teams arbeiten nahtlos zusammen. Ladet ihr in Teams Dateien hoch, werden diese automatisch in den zugehörigen SharePoint-Bibliotheken gespeichert, da jeder Kanal in Teams einen gleichnamigen Ordner in SharePoint hat. Die Dateien werden synchronisiert, aber nicht doppelt gespeichert.

Customise the document library

Ihr könnt eure Dokumentbibliothek individuell anpassen, indem ihr zum Beispiel neue Spalten hinzufügt, um zusätzliche Informationen wie den Status einer Datei anzuzeigen.

 

Create column

Diese Spalten können auch als Filters can be used to organise the files according to, for example, the person, the editing status or the creation date, and fast die Dateien zu finden, welche ihr benötigt:

Create filter

Möchtet ihr einen Save search filter, könnt ihr das unter “Alle Dokumente → Ansicht speichern unter” tun:

Save search filter

 

In diesem Beispiel könnt ihr nun zwischen allen Dokumenten und Dokumenten des Bearbeitungsstands final navigieren.

Es ist außerdem möglich, die View zu ändern, um Dateien als Liste oder Kacheln darzustellen, was besonders bei Bilddateien hilfreich ist. 

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How do I upload documents to SharePoint?

Um Dokumente in SharePoint hochzuladen, öffne die gewünschte Dokumentbibliothek auf deiner SharePoint-Website. Klicke auf die Schaltfläche “Hochladen”, die sich im oberen Menü befindet. Wähle “Dateien” or “Ordner” aus, je nachdem, was du hinzufügen möchtest. Navigiere zu den Dateien auf deinem Computer und bestätige den Upload. Alternativ kannst du Dateien per Drag-and-drop direkt in die Bibliothek ziehen. Deine Dokumente sind nun für dein Team verfügbar.

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