Warum sollte man eine Dokumentbibliothek anstatt eines klassischen Netzlaufwerks zur Dateiablage nutzen und was ist eine Dokumentbibliothek überhaupt? Welche Vorteile hat sie? All das, sowie Tipps zur Anwendung mit SharePoint und in Teams, erfahrt ihr von mir in diesem Blogartikel.
What is a document library and what are its advantages?
Ein Netzlaufwerk ist eine zentrale Dateiablage, auf die alle zugreifen können. Im Gegensatz dazu bieten SharePoint-Dokumentbibliotheken viele Vorteile:
- Real-time collaboration: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einer Datei arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.
- Zugriff von überall: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – auf Dokumentbibliotheken könnt ihr von jedem Gerät mit Internetzugang jederzeit zugreifen und so dezentral arbeiten.
- Versioning: Jede Änderung an einer Datei wird automatisch gespeichert. Der SharePoint speichert jede Änderung und ihr könnt bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.
- Metadata and filters: Dokumente können mit zusätzlichen Informationen wie Status, Priorität oder Kategorie versehen und gefiltert werden – mehr dazu später!
Ein großer Vorteil von SharePoint-Dokumentbibliotheken ist ihre nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Teams, OneDrive und Outlook. So könnt ihr eure Dateien direkt in Microsoft Teams verwenden oder E-Mails aus Outlook an eine Bibliothek anhängen.
Access to SharePoint and organisation of the document library
Um eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu öffnen, besucht http://office.com/ und meldet euch mit euren Benutzerdaten an. SharePoint findet ihr auf der linken Seite unter den verfügbaren Apps.
On the SharePoint home page you will find all für euch zugänglichen Websites. Euer Team hat vermutlich bereits eine eigene Seite, die ihr über die Navigation or the Search function findet. Möchtet ihr für ein neues Projekt eine eigene Seite erstellen, klickt oben links auf Create website and follows the instructions.
Once on your team's page you will find standardgemäß a document library, which you can access under the tab Documents gelangt. Ihr könnt allerdings auch zusätzliche Dokumentbibliotheken unter “Neu → Dokumentbibliothek” erstellen und eine Übersicht über all existing libraries if you click on the Gear wheel at the top right and then click Website content wählt:
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Dateien hinzufügen und gemeinsam bearbeiten
In der Dokumentbibliothek könnt ihr neue Ordner oder Dateien wie Excel-Listen oder Word-Dateien erstellen und außerdem Dateien von eurem Computer hochladen, indem ihr auf Hochladen klickt oder die Dateien per Drag-and-Drop hereinzieht.
Nachdem ihr eine Datei hochgeladen habt, könnt ihr sie ganz einfach mit eurem Team teilen. Klickt dazu auf das Freigabesymbol neben der Datei, legt die gewünschten Berechtigungen fest und gebt die Namen der Personen ein, mit denen ihr die Datei teilen möchtet.
Das Besondere: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt. Diese Funktion steht für Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen zur Verfügung.
The version history
Ein weiteres nützliches Feature ist der Versionsverlauf. Wollt ihr eine ältere Version einer Datei einsehen oder wiederherstellen, findet ihr diese unter den drei Punkten rechts neben dem Dateinamen unter „Versionshistorie“.
Hier erhaltet ihr eine Übersicht über of all previous versions of the file, when this was created and by whom Änderungen vorgenommen wurden. Unter dem Pfeil neben dem Datum könnt ihr die ausgewählte Version anzeigen lassen, diese Version wieder herstellen oder endgültig löschen.
Zudem könnt ihr euch, z.B. per Mail, benachrichtigen lassen, wenn Änderungen an einer Datei vorgenommen werden. Um dieses Feature zu nutzen drückt ihr einfach auf die 3 Punkte neben dem Dateinamen und anschließend auf “Mich benachrichtigen”:
Integration with Microsoft Teams
SharePoint und Teams arbeiten nahtlos zusammen. Ladet ihr in Teams Dateien hoch, werden diese automatisch in den zugehörigen SharePoint-Bibliotheken gespeichert, da jeder Kanal in Teams einen gleichnamigen Ordner in SharePoint hat. Die Dateien werden synchronisiert, aber nicht doppelt gespeichert.
Customise the document library
Ihr könnt eure Dokumentbibliothek individuell anpassen, indem ihr zum Beispiel neue Spalten hinzufügt, um zusätzliche Informationen wie den Status einer Datei anzuzeigen.
Diese Spalten können auch als Filters can be used to organise the files according to, for example, the person, the editing status or the creation date, and fast die Dateien zu finden, welche ihr benötigt:
Möchtet ihr einen Save search filter, könnt ihr das unter “Alle Dokumente → Ansicht speichern unter” tun:
In diesem Beispiel könnt ihr nun zwischen allen Dokumenten und Dokumenten des Bearbeitungsstands final navigieren.
Es ist außerdem möglich, die View zu ändern, um Dateien als Liste oder Kacheln darzustellen, was besonders bei Bilddateien hilfreich ist.
How do I upload documents to SharePoint?
Um Dokumente in SharePoint hochzuladen, öffne die gewünschte Dokumentbibliothek auf deiner SharePoint-Website. Klicke auf die Schaltfläche “Hochladen”, die sich im oberen Menü befindet. Wähle “Dateien” or “Ordner” aus, je nachdem, was du hinzufügen möchtest. Navigiere zu den Dateien auf deinem Computer und bestätige den Upload. Alternativ kannst du Dateien per Drag-and-drop direkt in die Bibliothek ziehen. Deine Dokumente sind nun für dein Team verfügbar.
How do I save a file on SharePoint?
Um eine Datei auf SharePoint zu speichern, kannst du direkt aus Microsoft Office-Anwendungen wie Word oder Excel arbeiten. Wähle “Datei” > “Speichern unter” > “Standort hinzufügen” and enter the URL of your SharePoint site. Save the file in the corresponding document library. This way, your file is stored centrally and can be shared and edited by other team members.
What are the advantages of SharePoint over Google Workspace/other competitors?
SharePoint offers seamless integration into the Microsoft 365-Ökosystem, einschließlich Teams, Outlook and OneDrive. Es ermöglicht erweiterte Document management, Version control, Workflows and Anpassungsmöglichkeiten through Power Automate and SharePoint Framework. Zudem legt SharePoint großen Wert auf Security and Compliance, was es besonders für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen attraktiv macht.
Should I save files in SharePoint or OneDrive?
Use OneDrive für persönliche Dateien und Dokumente, an denen du allein arbeiten. SharePoint ist ideal für Team- und Projektdokumente, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden. Wenn du also Dateien mit deinem Team teilen oder gemeinsam bearbeiten möchten, solltest du sie in SharePoint speichern.
What is a SharePoint authorisation?
Eine SharePoint-Berechtigung bestimmt, welche Aktionen ein Benutzer auf einer SharePoint-Website, -Liste oder -Bibliothek durchführen kann. Berechtigungen wie “Lesen”, “Bearbeiten” or “Vollzugriff” können einzelnen Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden. Durch das Verwalten von Berechtigungen kontrollierst du den Access und schützen Sensitive information within your organisation.
Why can't I change the status of documents in SharePoint?
Wenn du den Status eines Dokuments nicht ändern kannst, liegt das möglicherweise an fehlenden Authorisations. Du könntest auch durch einen aktiven Authorisation workflow eingeschränkt sein. Prüfe, ob das Dokument checked out or is blocked by another user. Contact your administrator to obtain the necessary access rights.
Is SharePoint secure?
Yes, SharePoint is secure. It offers functions such as Data encryption, Multi-factor authentication and Compliance certifications like ISO 27001 and DSGVO-Konformität. Microsoft investiert kontinuierlich in Sicherheitsmaßnahmen, um deine Daten vor unautorisiertem Zugriff zu schützen.
How do I back up SharePoint files to an external hard drive?
Um Dateien auf einer externen Festplatte zu sichern, lade sie zunächst aus SharePoint herunter. Navigiere zur entsprechenden Dokumentbibliothek, wähle die gewünschten Dateien aus und klicke auf “Herunterladen”. Save the downloaded files to your external hard drive. You can also use the OneDrive synchronisation app to synchronise files locally and then back them up.
How do I download files from SharePoint?
Zum Herunterladen von Dateien öffne die SharePoint-Dokumentbibliothek und wähle die gewünschten Dateien aus. Klicke auf die three points neben der Datei und wähle “Herunterladen”. Bei mehreren Dateien kannst du diese markieren und im oberen Menü auf “Herunterladen” click. The files are saved as ZIP archive downloaded.
Can I work offline with SharePoint?
Yes, through the Synchronisation your SharePoint libraries with the OneDrive app kannst du offline arbeiten. Nach der Synchronisierung stehen dir die Dateien in einem lokalen Ordner auf deinem Computer zur Verfügung. Änderungen, die du offline vornimmst, werden automatisch synchronisiert, sobald du wieder online bist.