In diesem Artikel stellen wir dir die fünf besten Tools für Agenturen vor – von Projektmanagement bis Buchhaltung. JIRA erleichtert agile Workflows, Productive kombiniert Zeiterfassung mit Budgetkontrolle, Kimai bietet flexible Open-Source-Zeiterfassung und LexOffice automatisiert die Buchhaltung. aHub360 vereint Kundenmanagement, Abo-Tracking und Projektplanung in einer Plattform.
Agenturen jonglieren täglich mit einer Vielzahl von Projekten, Kunden und Deadlines. Doch wer will sich schon mit überflüssigen Admin-Aufgaben, chaotischer Zeiterfassung oder ineffizienter Rechnungsstellung herumschlagen? Die Lösung: smarte Tools, die Workflows optimieren, Zeit sparen und den Überblick behalten.
In diesem Artikel stellen wir die fünf besten Tools für Agenturen vor – von Projektmanagement bis Buchhaltung. Besonders spannend: aHub360, eine umfassende Plattform für Agenturen, die verschiedene Arbeitsprozesse zentralisiert.
JIRA – Das Standard-Tool für agiles Projektmanagement
Wenn es um komplexe Projekte und agile Arbeitsmethoden geht, ist JIRA eine der leistungsfähigsten Lösungen auf dem Markt. Besonders für Agenturen, die mit Scrum oder Kanban arbeiten, bietet JIRA eine optimale Umgebung für Aufgabenmanagement, Sprint-Planung und Teamkoordination.
Ein großer Vorteil von JIRA ist seine Flexibilität. Die Workflows lassen sich individuell anpassen, sodass sie perfekt zu verschiedenen Teamstrukturen passen. Zudem bietet JIRA eine detaillierte Aufgabenverwaltung mit einem klaren Überblick über den Fortschritt einzelner Projekte.
Da JIRA viele Funktionen bietet, kann der Einstieg etwas überwältigend sein. Doch mit vordefinierten Vorlagen und Automatisierungen fällt es leichter, schnell produktiv zu arbeiten.
aHub360 – Die Komplettlösung für Agenturen
Viele Agenturen nutzen für verschiedene Prozesse mehrere separate Tools – eine Software für das Kundenmanagement, eine für die Projektplanung und noch eine für die Abrechnung. aHub360 macht Schluss mit diesem Tool-Chaos und vereint Kundenverwaltung, Abo-Tracking, Projektplanung und SOP-Dokumentation in einer einzigen Plattform.
Ein zentraler Vorteil von aHub360 ist das umfassende Kundenmanagement. Alle relevanten Kundendaten – von Adressen und Brancheninfos bis hin zu NPS-Wertungen – sind übersichtlich an einem Ort gespeichert. Gleichzeitig ermöglicht das automatisierte Abo-Tracking, wiederkehrende Zahlungen und Fixkosten zu überwachen und so unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Auch die Projekt- und Ressourcenplanung macht den Arbeitsalltag von Agenturen deutlich effizienter. Anstatt sich durch unübersichtliche Tabellen zu kämpfen, können Projekte klar strukturiert, Aufgaben sinnvoll verteilt und Teamkapazitäten in Echtzeit geprüft werden. Dadurch bleibt immer ersichtlich, welche Ressourcen noch frei sind und wo Engpässe drohen.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, wiederkehrende Arbeitsabläufe als SOPs (Standard Operating Procedures) zu hinterlegen. Das bedeutet: Keine verlorenen Prozesse mehr, keine doppelten Fragen und eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Productive – Rentabilität und Projektsteuerung vereint
Für Agenturen, die Projektmanagement und Finanzen in einer Plattform verbinden möchten, ist Productive eine starke Lösung. Neben klassischem Projektcontrolling bietet Productive umfassende Funktionen zur Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Rechnungsstellung.
Dank der integrierten Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten direkt Projekten zuweisen, wodurch jederzeit klar ist, welche Budgets bereits ausgeschöpft sind. Die automatische Budgetverwaltung hilft dabei, Projekte rentabel zu halten, während Rechnungen direkt aus dem System generiert werden können.
Mit der integrierten CRM-Funktion behalten Agenturen außerdem ihre Kundenbeziehungen im Blick – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum finalen Projektabschluss.
Kimai – Flexible Open-Source-Zeiterfassung
Effiziente Zeiterfassung ist für Agenturen essenziell, sei es zur internen Optimierung oder für die Abrechnung von Kundenprojekten. Wer eine flexible und kostenlose Lösung sucht, findet mit Kimai eine leistungsstarke Open-Source-Alternative, die sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren lässt.
Die Software bietet eine intuitive Start-/Stopp-Funktion, mit der Arbeitszeiten mühelos erfasst werden können. Dies erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern sorgt auch für eine transparente Abrechnung von geleisteten Stunden. Zudem stehen detaillierte Berichtsoptionen zur Verfügung, die eine übersichtliche Auswertung und Weiterverarbeitung der erfassten Zeiten ermöglichen.
Kimai ist sowohl für Freelancer als auch für größere Teams geeignet, da mehrere Nutzer gleichzeitig arbeiten können. Dank der Open-Source-Struktur ist das Tool flexibel anpassbar und kann nach individuellen Anforderungen erweitert werden.
LexOffice – Buchhaltung automatisiert erledigen
Buchhaltung gehört für viele Agenturen zu den eher ungeliebten Aufgaben. LexOffice nimmt diesen Prozess weitgehend ab und automatisiert Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Steuerdokumentation.
Die Software erkennt Belege automatisch, erstellt Rechnungen mit wenigen Klicks und ermöglicht eine direkte DATEV-Schnittstelle, sodass Steuerberater einfach auf die Daten zugreifen können. Besonders für kleinere Agenturen und Freelancer ist LexOffice eine zeitsparende Lösung, die den administrativen Aufwand deutlich reduziert.
Dank der Cloud-basierten Verwaltung haben Nutzer jederzeit Zugriff auf ihre Finanzdaten und können sich so voll und ganz auf ihre Projekte konzentrieren.
Tools für Agenturen im Überblick
| Tool | Anwendungsfall | Stärken | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| JIRA | Agiles Projektmanagement | Aufgabenverwaltung, anpassbare Workflows, Dev-Tool-Integration | IT-Agenturen & Teams mit agilen Prozessen |
| aHub360 | All-in-One-Agentursoftware | Kundenmanagement, Abo-Tracking, Projekt- & Ressourcenplanung, SOP-Dokumentation | Agenturen, die Prozesse zentralisieren wollen |
| Productive | Budgetkontrolle, Zeiterfassung, Rechnungsstellung | Budgetkontrolle, Zeiterfassung, Rechnungsstellung | Agenturen mit Fokus auf Finanzen & Abrechnung |
| Kimai | Einfache Zeiterfassung | Open Source, Start-/Stopp-Funktion, Berichte für Abrechnung | Freelancer & kleine Teams |
| LexOffice | Buchhaltung & Rechnungsstellung | Automatische Belegerkennung, Steuerberater-Export (DATEV), Rechnungsautomatisierung | Agenturen, die Buchhaltung auslagern wollen |
Fazit: Die richtige Tool-Kombination für mehr Effizienz
Agenturen müssen viele Prozesse gleichzeitig im Blick behalten – von Projektmanagement über Zeiterfassung bis zur Finanzverwaltung. Die Wahl der richtigen Tools kann hier den Unterschied machen: JIRA eignet sich hervorragend für agiles Projektmanagement, Kimai für eine einfache und flexible Zeiterfassung, während LexOffice die Buchhaltung und Rechnungsstellung automatisiert.
Während spezialisierte Tools einzelne Aufgaben effizient abdecken, bietet aHub360 eine zentrale Lösung, die Kundenmanagement, Abo-Tracking, Projektplanung und SOP-Dokumentation in einer Plattform vereint. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern optimiert auch die Zusammenarbeit im Team.
Wer also auf eine ganzheitliche Steuerung aller Kernprozesse setzt, findet in aHub360 eine leistungsstarke Alternative zu einer Kombination mehrerer Einzellösungen – ideal für Agenturen, die effizienter arbeiten und langfristig skalieren möchten.
Digitalagentur in Köln
Dein persönlicherKontakt
Wir freuen uns über jede Anfrage und werden diese so schnell wie möglich beantworten.
Kontakt
Digitalagentur in Köln - Kontakt
Gute Geschäftsbeziehungen beginnen persönlich.
Kontaktiere uns gerne per Mail oder Telefon, und wir vereinbaren einen persönlichen Termin.
German 
English