Was musst du bei der Aufbewahrung von Chats aus Microsoft Teams & Co. beachten? Und wie klappt das rechtssicher – ohne IT-Aufwand? In diesem Artikel erfährst du alles über gesetzliche Vorgaben, sinnvolle Fristen und eine einfache Lösung zum Exportieren deiner Chats. Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.
Ob interne Abstimmung, Kundenkommunikation oder das schnelle Teilen von Dateien – für viele Unternehmen sind Tools wie Microsoft Teams, Slack oder WhatsApp längst zur primären Kommunikationsplattform geworden. Und genau darin liegt auch die Herausforderung: Was früher in strukturierter Form per E-Mail oder in CRM-Systemen dokumentiert wurde, versteckt sich heute in Chatverläufen, Reaktionen und geteilten Anhängen.
Doch wie lange dürfen – oder müssen – Unternehmen solche Daten eigentlich aufbewahren? Welche gesetzlichen Pflichten gelten je nach Branche oder Land? Und wie lassen sich Chats datenschutzkonform archivieren, ohne den Überblick zu verlieren?
In diesem Artikel klären wir, welche Aufbewahrungsfristen für Chat-Daten wirklich relevant sind – und wie Unternehmen den rechtlichen Spagat zwischen Dokumentationspflicht und Datenschutz meistern.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Chat-Daten
Chats sind längst ein fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation – egal ob via Microsoft Teams, Slack oder WhatsApp Business. Was früher per E-Mail oder Brief geregelt wurde, findet heute oft in Chatnachrichten statt – inklusive Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen. Damit gelten für viele dieser Inhalte gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Was gilt in Deutschland?
In Deutschland verpflichten das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) Unternehmen zur Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen – unabhängig vom Medium. Das heißt: Auch Chats gelten als Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege, wenn sie Geschäftsvorgänge dokumentieren.
Die gesetzlichen Fristen betragen:
- 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse etc.
- 6 Jahre für sonstige geschäftliche Korrespondenz wie Auftragsbestätigungen oder Vertragsabsprachen
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der jeweiligen Kommunikation.
Wann ist ein Chat aufbewahrungspflichtig?
Nicht jede Chatnachricht muss archiviert werden. Entscheidend ist der Inhalt:
Aufbewahrungspflichtig sind z. B.:
- Auftragsabsprachen oder Vertragsänderungen
- Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen
- Gespräche mit Kunden/Lieferanten über Leistungen oder Liefertermine
- Anhänge wie PDFs, Quittungen oder technische Dokumente
Interne Chats ohne steuerliche oder rechtliche Relevanz fallen meist nicht unter die Pflicht – es sei denn, sie betreffen Buchhaltung oder Projektabwicklung.
DSGVO: Löschpflicht vs. Aufbewahrungspflicht
Hier entsteht ein Spannungsfeld: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Gleichzeitig verpflichten HGB und AO zur Archivierung. Die Lösung: Relevante Chats revisionssicher archivieren – und nach Ablauf der Frist sicher löschen.
Was gilt international?
In den USA hängt die Pflicht zur Chat-Aufbewahrung stark von der Branche ab. Besonders streng ist sie im Finanzsektor – hier drohen hohe Strafen bei Verstößen. Für andere Unternehmen ist Archivierung primär im Kontext möglicher Rechtsstreitigkeiten (E-Discovery) relevant. Die USA haben zudem weniger strenge Datenschutz-Löschpflichten als die EU.
Praxislösung: So gelingt die rechtssichere Archivierung von Teams-Chats
Während WhatsApp mittlerweile eine native Export-Funktion für Chatverläufe bietet – inklusive Textinhalte und Medien – sieht es bei Microsoft Teams anders aus. Unternehmen, die hier Chats exportieren und langfristig speichern wollen, stoßen schnell an technische und organisatorische Grenzen.
Doch genau hier setzt unser Tool an: der Microsoft Teams Chat Exporter.
Mit diesem speziell entwickelten Tool ermöglichen wir Unternehmen den vollständigen Export von Einzel- und Gruppenchats – inklusive aller Anhänge, Bilder und Dokumente. Ganz gleich, ob zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur internen Dokumentation oder als Backup im Rahmen der IT-Compliance: Unser Tool bietet eine einfache, sichere und skalierbare Lösung.
Deine Vorteile auf einen Blick:
- Rechtskonforme Archivierung direkt aus Microsoft Teams
- Komplette Gesprächsverläufe inkl. Anhänge exportieren
- Intuitive Bedienung – keine IT-Spezialkenntnisse erforderlich
- Kompatibel mit bestehenden Archivierungsprozessen
- Daten bleiben lokal – keine Cloud-Abhängigkeit, volle Kontrolle & DSGVO-konform
Mit fairer Preisstruktur und flexiblen Paketgrößen ist der Teams Chat Exporter sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Organisationen geeignet. Dabei ist keine langfristige Abo-Lösung nötig – die einmalige Investition bietet dauerhafte Sicherheit.
Du willst deine Chat-Dokumentation rechtskonform, effizient und zukunftssicher aufstellen? Wir unterstützen dich – mit pragmatischen, DSGVO-konformen Lösungen, abgestimmt auf deine IT-Struktur. Von der ersten Einrichtung bis zur langfristigen Archivierungsstrategie: Wir begleiten dich Schritt für Schritt.
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